Elektronické obstarávanie – lacnejšie a rýchlejšie nákupy
Lacnejší dodávatelia a úspora času – to umožňujú firemné nákupy na internete. Podniky tak môžu znižovať náklady a počet spoluhráčov. Počas elektronickej aukcie môžu ich zástupcovia vidieť, ako sa im priamo pred očami vyvíjajú ponuky. Kto hľadá obchodného partnera, nemusí absolvovať často zložitú tortúru vyhľadávania prostredníctvom všeobecného internetového vyhľadávača, alebo sa zložito prehrabávať katalógmi, akokoľvek špecializovanými. Rýchly prehľad o potenciálnych dodávateľoch môže získať na elektronickom trhovisku a svoje požiadavky tak môže rozosielať cielene. Dva milióny firiem na dlani Používateľsky jednoduchý systém elektronického trhoviska uzatváranie obchodov medzi firmami výrazne urýchľuje. To, čo kedysi trvalo celé týždne, ba dokonca aj mesiace, je s využitím elektronického systému otázkou niekoľkých dní. Najväčšiu svetovú databázu spoločností obsahujúcu dva milióny firiem zo 70 krajín sveta je Kompass. Jeho „pobočkou“ v Českej republike je Kommarket. Nakupovaná hodnota prostredníctvom tohto internetového trhoviska prevyšuje podľa odborných odhadov miliardu českých korún. Využívajú ho ministerstvá, české veľvyslanectvá alebo klienti CzechInvestu, CzechTrade. Okrem informácií o firmách sú na internetových stránkach Kommarketu k dispozícii aj aktuálne požiadavky a tendre. Každý nakupujúci na elektronickom trhovisku má svoje vlastné prostredie chránené unikátnym prístupovým heslom. Po definícii produktu vytvorí požiadavku, ktorá je rozosielaná e-mailom. Jej úspech nie je závislý od toho, či dodávatelia elektronické trhovisko navštevujú. Každý z vybraných subjektov je oslovený elektronickou poštou priamo, aj keď internetovú stránku elektronického trhoviska dlhší čas nenavštívi. Ako to funguje K požiadavke možno pripojiť prílohy s dokumentáciou, ktoré nie sú pre svoju veľkosť rozosielané, ale oslovené firmy dostanú v elektronickej správe o tendri aj odkaz, kde si túto dokumentáciu môžu stiahnuť v elektronickej podobe. Prílohami môžu byť tabuľky, obrázky, fotografie či výkresy. Keď je požiadavka vytvorená, môžeme začať s prípravou databázy možných dodávateľov. Už nebudeme musieť prehľadávať katalógy ani využívať všeobecné internetové prehliadače podľa zadaných rôznych kľúčových slov. Systém elektronického trhoviska si sám podľa vybranej klasifikácie a ďalších kritérií (napríklad podľa počtu zamestnancov, podľa obratu danej firmy a pod.) vyberie potenciálnych dodávateľov. Všetky vybrané firmy dostanú už spomínanú elektronickú správu s požiadavkou a – ako sme už vyššie v tomto článku uviedli – využijúc odkaz v tejto správe si môžu v elektronickej podobe stiahnuť doplňujúcu dokumentáciu. Samozrejme, že záujemcovia o spoluprácu, alebo predbežne len o bližšie informácie, ktoré v samotnej ponuke ešte nenašli, môžu reagovať obratom na e-mail s ponukou. V rámci celého procesu možno na mnohých elektronických trhoviskách pre väčšiu cenovú úsporu usporiadať aj tzv. reverznú aukciu. V tomto prípade vždy záleží na type produktu. Aukciu je možné využiť iba v prípade, že cena je jediným kritériom na výber obchodného partnera. To znamená, že produkt je už presne špecifikovaný a neexistujú ďalšie odchýlky v jeho výrobe, ktoré by cenu mohli ovplyvniť. Každý z účastníkov vidí poslednú ponuku a má možnosť zadať tú svoju. Dobu trvania a pravidlá reverznej aukcie stanovuje vždy kupujúci, ktorý zároveň vidí celý vývoj aukcie. Príklady z praxe Vyhlásenie elektronickej aukcie je otázkou niekoľkých minút a doba jej trvania je nastaviteľná. Záleží najmä na náročnosti produktu a čase potrebnom na rozhodnutie, či je možné ísť ešte s cenou dole. Spravidla však dĺžka trvania elektronickej aukcie nepresiahne jeden – jeden a pol hodiny. V prípade firiem, ktoré už s touto formou obstarávania majú svoje skúsenosti, nie sú výnimkou ani aukcie, ktoré trvajú okolo pol hodiny. Česká zbrojovka v Uherskom Brode prostredníctvom e-marketplace vyberala dodávateľov komodít určených na outsourcing a hľadala vhodných kooperačných partnerov. Výsledkom bola takmer 78-percentná priemerná ročná úspora na dodávkach plastových dielov a približne 9-percentná ročná úspora pri dodávkach pažieb. ČMKS holding zasa využil elektronické trhovisko na internete na výber dodávateľov napríklad spojovacieho materiálu, ložísk, technického benzínu, olejov, mazív, ale aj kancelárskych potrieb. Cieľom bolo zníženie nákladov na ich nákup a obmedzenie počtu dodávateľov. Firme sa prostredníctvom obchodovania na e-marketplace podarilo dosiahnuť 15-percentné ročné úspory. Počet dodávateľov sa znížil z pôvodných deväťdesiatjeden firiem na dvanásť! Elektronické verejné obstarávanie Aj na Slovensku sú už firmy, ktoré majú s elektronickým obstarávaním pozitívne skúsenosti, ide však predovšetkým o veľké firmy a zväčša so zahraničnou majetkovou účasťou. Výhody elektronického obstarávania však u nás začína využívať aj verejná správa. Ako aj v iných oblastiach informatizácie spoločnosti sme, samozrejme, aj v tejto pozadu za takmer všetkými európskymi krajinami, ale veci sa predsa len začali hýbať. Od budúceho roka budú musieť všetky orgány štátnej správy i samosprávy využívať možnosti elektronického verejného obstarávania. Naplno bude ešte predtým spustený do prevádzky prvý portál elektronického verejného obstarávania. Od začiatku budúceho roka bude totiž aj na Slovensku platiť európska legislatíva o verejnom obstarávaní, ktorá zrovnoprávňuje elektronické prostriedky s „klasickými“, teda papierovými. „Neprebratie možnosti elektronického zadávania zákaziek do zákona by znamenalo, že Slovensko bude zaostávať za členskými štátmi Európskej únie, najmä tzv. starými členskými štátmi,“ zdôrazňuje význam nového slovenského zákona Jana Gocká z úradu pre verejné obstarávanie. Zákon určuje povinnosť od 1. januára 2007 pri zadávaní zákaziek na dodanie tovarov VS a US postupovať výlučne formou elektronickej komunikácie, okrem zákaziek s nízkymi hodnotami. Vo výbere konkrétnej technológie, prevádzkovateľov či akreditácie vybraných systémov na elektronické verejné obstarávanie však zákon ponecháva voľnú ruku úradom. Portál elektronického obstarávania už v prevádzke Nástroje na elektronickú komunikáciu s potenciálnymi účastníkmi verejných súťaží musia byť nediskriminačné a všeobecne dostupné. Ak sa ponuka predkladá elektronicky, nesmie chýbať elektronický podpis. J. Gocká upozorňuje najmä na § 43, ktorý upravuje podmienky elektronickej aukcie. E-aukcia pritom nie je samostatná metóda obstarávania, ale je súčasťou celého procesu, ktorý môže verejná správa využiť na zníženie ceny. Naopak, využiť ju nemôže pri verejnej súťaži na služby, ktorých parametre a hodnoty sa nedajú kvantifikovať a stanoviť v číslach alebo percentách. Aj vyhodnocovanie e-aukcie je totiž automatizované. Zákon o verejnom obstarávaní definuje dynamický nákupný systém ako „plne elektronický systém určený na obstaranie tovarov a služieb bežne dostupných na trhu“. Realizuje sa výlučne elektronickými prostriedkami. Jeho účelom je „zjednodušenie nákupu komodít, ktoré sú štandardizovateľné, ponúka ich viacero dodávateľov a nelíšia sa vo svojej funkčnosti a použiteľnosti (technických špecifikáciách), ale vo faktoroch ako cena, značka, sprievodné služby či iné dodatočné charakteristiky (ide napr. o kancelárske potreby, informačné a komunikačné technológie, pohonné hmoty),“ vysvetľuje J. Gocká. Na internete už dnes možno nájsť dokonca aj stránku pre elektronické verejné obstarávanie. Slúži ako centrálny portál pre všetky obstarávania vykonávané verejnými obstarávateľmi. Zatiaľ funguje pokusne, ale úradom verejnej správy už k dispozícii je. Ministerstvo dopravy pôšt a telekomunikácií (MDPT) SR už dokonca prostredníctvom neho zrealizovalo prvé obstarávanie. Išlo o štúdiu realizovateľnosti 5. a 6. paneurópskeho dopravného koridoru, do ktorého je zapojené aj Slovensko. Iba prednedávnom prezentovali aj tento konkrétny prípad na prezentácii, ktorú v spolupráci so splnomocnencom vlády SR pre informatizáciu spoločnosti Miroslavom Kukučkom a s finančnou podporou MDPT SR pripravilo neziskové občianske združenie Partnerstvá pre prosperitu (PPP). Autor je prezident občianskeho združenia Partnerstvá pre prosperitu (PPP)
